예를 들어 SharePoint를 사용한 문서 관리는 많은 회사에서 종이 없는 사무실을 향한 첫 번째 단계입니다. 매일 게시되는 회사 관련 문서의 양이 방대합니다. 설명서, 지침, 개념 또는 로그 – 문서는 중요한 정보를 내부 및 외부적으로 문서화하고 배포하는 데 핵심적인 역할을 합니다. 마지막으로 코로나도 알고 있습니다. 장점 더욱 날카로워진 문서 관리:
- 문서의 디지털 및 중앙 파일링
- 쉽고 빠르게 문서 찾기
- 프로젝트에 대한 병렬 작업
- 포괄적인 글로벌 검색 옵션
- 디지털화의 초석
그래서 질문은 더 이상 만약에 기업은 디지털 문서 관리의 이점을 누릴 수 있습니다. 질문은 ~이야, 어떤 도구 일상적인 사무실 생활의 개별 요구 사항에 가장 잘 적응합니다.
SharePoint, MS Teams 및 OneDrive 비교
포괄적인 Office 365 소프트웨어 솔루션을 통해 Microsoft는 문서 저장 및 관리를 위한 여러 옵션을 제공합니다. 다음에서는 Office 365의 문서 저장을 위한 세 가지 관련 워크로드를 제시하고 어떤 도구가 어떤 사용 사례에 적합한지 설명합니다.
SharePoint 온라인: 구조화된 디지털 파일링
SharePoint 온라인은 Office 365에서 제공하는 서비스이며 ECM(Enterprise Content Management System)의 기본 기능을 매핑합니다. 이는 직원을 위한 회사 관련 정보가 여기에서 중앙에서 기록, 관리 및 제공됨을 의미합니다. 따라서 Microsoft SharePoint는 인트라넷 설정을 위한 기술 기반을 형성합니다. 콘텐츠, 지식 및 문서를 직원들이 중앙 집중식으로 쉽게 사용할 수 있습니다. SharePoint 온라인은 문서 관리를 위한 다양한 옵션도 제공합니다. SharePoint에서 문서 관리의 핵심 기능은 다음과 같습니다.
메타데이터가 포함된 문서의 검색 기능 및 인덱싱
메타데이터는 문서를 저장하는 데 도움이 되는 정보를 설명합니다. 이 정보를 바탕으로 검색 필드를 생성하여 문서를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다.
문서 유형: 구상
부서: 마케팅
제작자: 테드 크루거
생성 날짜: 03.12.2020
이제 이 정보는 나중에 문서의 제목을 몰라도 검색할 수 있습니다.
문서 버전 관리
문서 버전 관리를 통해 문서 변경 사항을 추적하고 복원할 수 있습니다.
체크인/체크아웃 기능
문서를 변경해야 하는 경우 지금은 문서를 변경할 수 없도록 문서를 체크 아웃할 수 있습니다. 변경이 완료되는 즉시 문서를 다시 체크인할 수 있습니다. 여기서도 위에서 언급한 버전 관리가 장점입니다.
어떤 문서를 SharePoint에 저장해야 합니까?
SharePoint는 구조화된 방식으로 많은 직원이 사용할 수 있어야 하는 모든 정보에 적합한 도구입니다. 특히 그 태깅 메타데이터 문서 구조를 만들려는 경우 SharePoint를 이상적인 도우미로 만듭니다. SharePoint의 저장소는 영구 가용성 뿐만 아니라 하나 모바일 액세스 – 재택근무에 중요한 요소입니다. 회사 전체에 영향을 미치는 지침, 문서 또는 일반 판매 문서와 같은 문서는 특히 SharePoint에 저장하기에 적합합니다.
SharePoint에 저장하면 안 되는 문서는 무엇입니까?
수명이 짧은 문서, 즉 아직 남아 있는 문서 개발중인 상태에 있습니다 아직 작업 중인 것은 SharePoint에 저장하기 위한 것입니다. 오히려 부적합. 문서가 특정 수준의 성숙도에 도달하고 당분간 추가 변경 사항이 없는 경우에만 SharePoint에서 구조화된 방식(메타데이터 사용)으로 문서를 저장하고 관리할 수 있습니다.
MS Teams: 커뮤니케이션 및 문서 관리
이름에서 알 수 있듯이 MS Teams는 팀의 커뮤니케이션과 협업에 중점을 둡니다. 채팅, Teams 채널 및 웹캠 회의에서 직원은 다음을 수행할 수 있습니다. 단순히 디지털로 서로 통신 따라서 교환 및 파일 문서.
MS Teams에 어떤 문서를 저장해야 합니까?
이 도구를 사용하여 문서를 개인과 직접 교환하고 소위 팀에서 공유할 수 있습니다. 팀은 프로젝트 팀이나 부서와 같이 공통 관심사를 가진 사람들로 구성됩니다. 따라서 MS Teams는 특히 문서를 저장하는 데 적합합니다. 함께 일했다 의지와 여전히 생성 단계에서 상태.
- 예: 마케팅 팀은 아직 게시되지 않은 새 캠페인에 대해 작업하고 있습니다. MS Teams의 팀에서는 아이디어를 문서 형식으로 저장합니다. 이 정보를 기반으로 캠페인에 대한 공동 개념이 생성되고 동일한 팀에 보관됩니다. 팀원 누구나 액세스하여 변경할 수 있습니다. 이곳의 장점은 직원들이 채팅 및 회의 기능을 통해 디지털 방식으로 즉시 정보를 교환할 수 있다는 것입니다.
MS Teams에 저장하면 안 되는 문서는 무엇입니까?
모든 직원이 볼 수 있어야 하는 일반 문서. 팀 또는 개별 채팅으로 그룹화하여 최종 상태의 문서는 의미가 없습니다..
중요: 메타데이터 구조를 사용하여 팀에서 문서를 저장하고 관리할 수 없습니다. 팀, 채널 및 폴더는 구조화된 방식으로 문서를 저장하는 유일한 방법입니다.
OneDrive: 개별 데이터 저장에 적합
MS Teams 및 SharePoint와 마찬가지로 OneDrive도 Office 365 제품군의 일부입니다. 도구를 사용하여 문서 및 파일을 관리할 수 있습니다. OneDrive는 문서의 개별 저장에 특히 적합하므로 별도의 저장 위치로 정의할 수 있습니다.
- 예: 고객 예약 후 프로토콜을 생성해야 고객에게 반환됩니다. 이제 내부적으로 처리되는 Word 문서가 생성됩니다. 문서가 완전히 처리되고 최종 상태가 된 경우에만 고객에게 전송됩니다. 그때까지 원시 버전은 OneDrive 폴더에 있는 사용자와 개별적으로 있습니다.
OneDrive에 어떤 문서를 저장해야 하나요?
개별적으로 작업한 문서 직접 교환하지 않고 여러 사람과.
OneDrive에 저장하면 안 되는 문서는 무엇인가요?
일반 문서 여러 사용자에게 영향을 미침 또는 전체 회사. 이러한 문서는 예를 들어 SharePoint 인트라넷 또는 MS Teams의 팀 룸에 저장됩니다. 또한 OneDrive는 폴더를 사용하여 문서를 구성하는 옵션을 제공합니다.
결론
더 이상 디지털 작업장 주변에는 방법이 없습니다. Microsoft Office 365는 SharePoint, MS Teams 및 OneDrive와 함께 제공됩니다. 문서 관리를 위한 세 가지 신뢰할 수 있는 도구 회사에서. 회사의 일상적인 사용에 가장 적합한 것은 다양한 요인에 따라 다릅니다. SharePoint가 장기 및 구조화 된 파일링 MS 팀이 에서 지원하는 동안 입증되었습니다. 빠른 프로젝트 관련 데이터 교환 제공합니다. 직원 관련 문서의 경우 혼자 일하다, 그러나 OneDrive가 적합합니다. 우리 테이블은 세 가지 도구의 장단점 요약: